Base de datos Access

En este apartado explicare como hacer una base de datos en access. Antes de nada tendremos que pensar sobre que lo queremos hacer.

En mi caso el ejemplo que cogimos en clase era un concesionario de coches.

Para tener completo nuestra base de datos, es necesario tener:

• Tablas ( clientes, coches, empleados y ventas)
• Consultas ( la mejor es la de ventas)
• Formularios ( clientes, coches, empleados y ventas)
• Informes ( clientes, coches, empleados y ventas)

Crear una tabla

Para crear una tabla iremos a la ficha Crear y le daremos al botón Tabla. Nos creará todas las tablas que deseemos, aunque nada más abrir Access y crear una hoja de datos se nos creará una tabla.

Elementos de las tablas

Para introducir campos en una tabla iremos a la pestaña de la tabla, botón derecho del ratón y a Vista diseño. Nos saldrán una serie de campos en blanco que rellenaremos según queramos introducirlos, además de tener que especificar al lado del nombre del campo el tipo de dato que será introducido en él.

¿Qué es la clave principal?

La clave principal (con un símbolo de llave al lado del campo) determina que lo que hay en un determinado campo es distintivo y único para un determinado ámbito. Habrá que seleccionar como clave principal el campo que nos interese (dando a clic derecho en el campo deseado y haciendo clic en Clave principal, ya que será necesario a la hora de hacer relaciones entre tablas).

Rellenar campos

Para rellenar campos de las tablas basta con volver a hacer clic derecho en la pestaña de la tabla e ir a Vista hoja de datos. Nos saldrán los campos que hemos creado en el paso anterior para que los rellenemos.

Relaciones

Las relaciones son muy útiles cuando tenemos la información dividida en tablas según sus tipos pero queremos que estén relacionadas entre sí. Por ejemplo en el caso de una biblioteca podemos tener en una tabla los datos personales de los clientes, y en otra tabla los libros prestados a los clientes, teniendo ambas tablas como clave principal el DNI del cliente. Si están relacionadas podremos hacer una especie de tabla llamada Consulta que tendrá elementos mezclados de las dos tablas. También podremos crear informes, que es lo mismo que una consulta pero con un aspecto más profesional y pensados para poder ser imprimidos.

Relaciones entre las tablas

Para crear las relaciones vamos a la ficha Herramientas de base de datos y a Relaciones. Se nos aparecerá una ventana con las tablas que queremos relacionar, las seleccionamos y arrastramos el elemento que tenga llave de la tabla 1 al que tenga llave de la tabla 2 y en la ventana que nos salga marcamos Exigir integridad referencial. Es posible hacer relaciones entre campos que no son claves principales, pero si hay posibilidad de que lo sean nos aseguraremos completamente de que el programa no "se hace un lío" a la hora de relacionar la información. Es importante destacar que si exigimos integridad referencial, el nombre de los dos campos relacionados ha de ser el mismo, ya que si no dará error.

En la Vista hoja de datos se verán los elementos relacionados de otras tablas si el campo relacionado de esa tabla ha sido la clave principal.

Consultas

Como ya hemos dicho antes, podemos hacer una especie de tabla con los elementos que interesen en ese momento de otras tablas. Para ello, las tablas cuyos elementos serán puestos en la consulta habrán de estar correctamente relacionadas.

¿Cómo lo hacemos? 

Vamos a la pestaña Crear y al botón Asistente para consultas. Damos a Asistente para consultas sencillas y seleccionamos los elementos de las tablas que queremos que aparezcan en nuestra consulta en la ventana que aparece, Siguiente, Finalizar, y nos aparecerá algo como esto:

Informes

Los informes son, como ya hemos dicho, parecidos a las consultas, pero con un aspecto más profesional. Para crear un informe, por tanto, los requisitos necesarios son los mismos que para crear una consulta.

Para crear un informe vamos a la pestaña Crear y hacemos clic en Asistente para informes. Ahí hemos de seleccionar los campos que queremos que aparezcan en él. Dándole a siguiente aparecerán opciones de estilo y organización del informe. Una vez seleccionado todo esto, aparecerá un informe como este (varía según el estilo y organización que se elija):

 

Formularios

Los formularios son una forma más rápida de ver, añadir o modificar la información de una tabla, sin tener que tener que pasar por ella. Para crear un formulario, vamos a la ficha Crear, Más formularios, Asistente para formularios. Se abrirá una ventana similar a la de los informes y las consultas para seleccionar que campos queremos incluir en el formulario y personalizar su diseño. Para nuestro propósito basta con incluir todos los campos relevantes de una misma tabla. Se pueden combinar datos de varias tablas, pero esto ya es más complicado. Tras elegir los campos y el diseño queda algo así: